¿Qué son las sociedades civiles y cómo funcionan en Costa Rica?

¿Alguna vez ha querido agruparse con conocidos, familiares o amigos para vender algún producto o servicio y generar ganancias?

En Costa Rica, existen diferentes alternativas para lograr esto.

Una de ellas es crear una sociedad civil, una figura quizás no tan conocida, pero que en los últimos años alcanzó mayor relevancia por el hecho de que no paga el impuesto a las personas jurídicas, como sí lo hacen las sociedades mercantiles (por ejemplo, una sociedad anónima o de responsabilidad limitada).

Sin embargo, la sociedad civil no aplica para todas las actividades y tiene algunas reglas y limitaciones.

Seguidamente, respondemos algunas preguntas sobre qué es y cómo funciona una sociedad civil.

¿Qué es?

Es una agrupación de personas (dos o más) en la que cada socio decide aportar algo (dinero, bienes muebles o inmuebles, trabajo) con el objetivo de generar ganancias. Así lo establece el artículo 1196 del Código Civil.

¿Qué actividades puede desarrollar una sociedad civil?

No puede realizar cualquier actividad, como sí lo podría hacer una sociedad mercantil.

En el artículo El objeto de la sociedad civil, escrito por el abogado y docente Geoffrey Palacios, él detalla algunas actividades que puede efectuar una sociedad civil:

-Agricultura.

-Ganadería.

-Pesca.

-Construcción.

-Explotación forestal.

-Actividades educativas.

Otras actividades podrían ser también las que desarrollan profesionales: por ejemplo, un grupo de abogados, un grupo de contadores, un grupo de publicistas, entre otros.

Palacios explica en su artículo que “las sociedades civiles no pueden tener como objeto principal actos o contratos comerciales. Sin embargo, su objeto general permite realizar operaciones de clase mercantil”.

Esto significa que una sociedad civil, cuya actividad sea la agricultura o ganadería, podría comprar insumos, vender sus productos, abrir una cuenta bancaria, comprar un carro y ponerlo a su nombre, por ejemplo. Sin embargo, no podría dedicarse a la venta de bienes raíces, al transporte, a la industria, pues estas se consideran actividades comerciales.

¿Qué normativa regula a la sociedad civil?

El Código Civil de Costa Rica, desde el artículo 1196 hasta el 1250.

Si hay algún asunto que no esté  establecido en el Código Civil, se podría recurrir al Código de Comercio.

¿Quién dirige una sociedad civil?

Uno o varios administradores, que actúan como apoderados generalísimos de la sociedad.

Un apoderado generalísimo puede vender bienes de la sociedad, hipotecarlos, realizar contratos, entre otras gestiones.

Eso sí, para ser administrador se debe ser socio y el socio solo puede delegar sus funciones o darles un poder (para que actúen a su nombre) a otros socios, no a cualquier persona.

Esa es una limitante de esta sociedad, en comparación con las sociedades mercantiles.

¿En qué casos se recomienda crear una sociedad civil en lugar de una sociedad comercial (como una sociedad anónima o de responsabilidad limitada)?

En su texto, el abogado Palacios la recomienda cuando se trate de negocios pequeños “que requieran una gestión sencilla y no el diseño de grandes inversiones”.

¿Qué pasa si la sociedad civil crece mucho?

Si la sociedad civil tiene un gran crecimiento y requiere realizar alguna actividad adicional de carácter comercial, se recomienda transformarla en una sociedad mercantil, que le brindaría mayores opciones para operar.

Así lo explica Luis Mauricio Mora, funcionario del Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional, en este video sobre las sociedades civiles.

Los socios tendrían que ponerse de acuerdo para realizar ese cambio.

¿Pagan estas sociedades el impuesto a las personas jurídicas?

No. Como se mencionó previamente, este es uno de los atractivos de este tipo de sociedad.

¿Es fácil lograr acuerdos en una sociedad civil?

No es tan sencillo, pues en las decisiones para reformar la sociedad no gana la mayoría, sino que, para alcanzar un acuerdo, todos los socios deben dar su visto bueno (a menos que el acta constitutiva determine que sí es posible establecer una votación de mayoría).  Lo mismo sucede para incluir nuevos socios: todos los socios deben manifestar que están de acuerdo, salvo pacto en contrario.

¿Cómo se crea una sociedad civil?

Se debe acudir ante un notario público, quien, de acuerdo con lo que los socios (por lo menos dos) le indiquen, va a plasmar los términos y cláusulas de la sociedad en una escritura pública.

El notario debe realizar los trámites ante el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional para que se inscriba la sociedad.

No se debe publicar un edicto en el diario oficial La Gaceta, como sí ocurre con las sociedades mercantiles.

¿Tiene la sociedad civil personalidad jurídica propia?

La personalidad jurídica es la capacidad de tener derechos y obligaciones.

Hay abogados quienes consideran que sí y otros que no.

En un curso del Colegio de Abogados sobre sociedades impartido este 2021, en el que tuve la oportunidad de participar, se discutió el tema.

La abogada costarricense y profesora de Derecho Comercial, Ana Lucía Espinoza, explicó que, en su criterio, las sociedades civiles no tienen personalidad jurídica. Ella alega que no hay ninguna norma que diga que la tienen, como sí sucede con las sociedades comerciales.

Consultado sobre este tema, el abogado Geoffrey Palacios sí considera que tiene personalidad jurídica.

“Lo anterior, lo extraigo de la relación de algunos artículos del Código Civil. En lo que interesa, el 1198 del Código Civil alude a la existencia de la sociedad civil de derecho (en contraposición a la de hecho) cuando haya convenio legal. Así, contando con ese presupuesto se cumpliría a la vez con la disposición del 33 del Código Civil.   De otros numerales del Código Civil (1214, 1220, 1223, 1228, 1229 y 1236) también se infiere la idea de la personalidad jurídica de la sociedad civil, entre otras cosas, por tener órgano de representación, capacidad para contratar, adquirir créditos y deudas”, dijo el abogado.

Palacios reforzó su criterio al citar el libro Tratado de los Contratos, del jurista Alberto Brenes Córdoba, quien consideraba que “la sociedad civil debe ser reconocida como persona capaz de derechos y obligaciones, con entera independencia de la personalidad particular de cada uno de los socios”.

Palacios discrepa de Espinoza y considera que no es necesario que la ley deba indicar “expresamente” que una sociedad tiene personalidad jurídica.  

¿La sociedad civil debe cumplir con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (conocido como registro de accionistas) y declarar renta y sus bienes?

Sí. No está exenta de dichas obligaciones. Debe cumplirlas si no quiere, eventualmente, ser sancionada por el Ministerio de Hacienda.

¿Los bienes del socio podrían responder por las obligaciones de la sociedad?

Sí. Palacios explica que “la responsabilidad de los socios en la sociedad civil es personal. Es decir, responden por la deudas sociales aun con su propio patrimonio”.

¿Los bienes de la sociedad pueden responder por las deudas personales del socio?

El abogado Palacios considera que sí, por lo que establece el artículo 1236 del Código Civil, que dice lo siguiente:

“Los acreedores de la sociedad son preferibles a los acreedores de cada socio, sobre los bienes sociales. Pero sin perjuicio de este privilegio, los acreedores particulares de cada socio pueden pedir el embargo y remate de la parte de éste en el fondo social…”.

“Por lo tanto, sí sería posible embargar los bienes de la sociedad civil por las deudas personales de los socios”, manifestó Palacios.

¿Cuáles son los primeros números de la cédula jurídica que identifican a una sociedad civil?

El Registro de Personas Jurídicas les asigna a las diferentes personas jurídicas una cédula que las identifica. Esto se conoce como cédula jurídica.

En el caso las sociedades civiles, esa cédula empieza con los números “3-106”.

¿Se puede usar el número de cédula jurídica como el nombre de la sociedad?

No es posible.

¿La sociedad civil debe contar con libros legales?

No es obligatorio que cuente con libros legales (como el libro de registro de socios y el libro de actas de asamblea).

Sin embargo, puede tenerlos.

Así lo explicó el abogado Fabricio Arauz, en una charla impartida en el Segundo Congreso Registral-Notarial en  el 2019.